SUB KOORDINATOR PENGELOLAAN KEARSIPAN

(1)    Pengelolaan Kearsipan dipimpin oleh Sub Koordinator yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.

(2)    Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,

pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi, dan pelaporan kegiatan di bidang pengelolaan kearsipan.

(3)    Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan mempunyai rincian tugas:

a.    menyusun rencana dan program kegiatan Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b.    menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;

c.    membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d.    melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

e.    menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;

f.    menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;

g.    menyiapkan bahan dan melaksanakankegiatan pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, dan preservasi arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

h.    menyiapkan bahan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

i.    melaksanakan kegiatan alih media dan reproduksi arsip statis dan arsip dinamis, serta melakukan pengujian autentisitas arsip statis;
j.    melaksanakan pembinaan teknis kepada unit pengolah dalam penyampaian daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan agar pengelolaan arsip berjalan lancar;

k.    menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk memenuhi kepentingan pengguna internal dan publik;

l.    melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif agar arsip terpelihara dengan baik;

m.    melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif guna memudahkan pencarian serta mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;

n.    menyiapkan bahan dan melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

o.    menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik dan daftar arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

p.    menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan persiapan penyerahan arsip statis dan menerima fisik daftar arsip statis;

q.    menyiapkan bahan dan menyusun guide, daftar dan inventaris arsip statis guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;

r.    menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan teknis penanganan, perawatan, perbaikan dan penyelamatan arsip akibat bencana sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

s.    menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;

t.    melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;

u.    mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;

v.    menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;

w.    menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan

x.    melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.