Dinarpus Kendal Lakukan Sosialisasi 4 Pilar Kearsipan

KENDAL - Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kendal dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal melaksanakan sosialisasi peraturan perundangan–undangan 4 (empat) Pilar Kearsipan bertempat di ruang pertemuan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kendal (28/5/2024).

Sosialisasi diikuti oleh pengelola arsip pencipta arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten kendal sebanyak 28 peserta. Pada umumnya para kepala Subag Tata Usaha hadir secara pribadi sebagai unit kearsipan guna memberi pencerahan pada unit pengolah di lingkungannya.

Kegiatan Sosialisasi Kearsipan diawali dengan upacara pembukaan dan secara resmi dibuka oleh Kepala Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal yang diwakili oleh Sekretaris Dinas. Narasumber Sosilisasi Peraturan Perundang- undangan 4 (empat) Pilar Kearsipan adalah M. Anwar Azhari, SH., Subkoordinator Dokumentasi dan Informasi Bagian Hukum Setda Kabupaten Kendal dan Endang K. S.Sos, M.Si., Arsiparis Madya pada Dinas Kearsipan dan Perpustakan Kabupaten Kendal.

Bagian Hukum menyampaikan materi pembuatan peraturan perundang undangan dan proses dari pembuatan produk hukum di Kabupaten Kendal serta penyampaian aplikasi dalam pembuatan produk hukum yaitu aplikasi ‘Siap Pakde.’ 

Materi 4 pilar ke4arsipan tersebut adalah materi tentang Kode Klasifikasi penerapannya berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 13 Tahun 2023, Materi Sistem Klasifikasi Keamanan dan akses Arsip Dinamis (SKKAD) diberikan sesuai Peraturan Bupati Kendal Nomor 17 Tahun 2023, Jadwal Retensi Arsip  (JRA) digunakan berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 22 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip Dilingkungan Pemerintah Kabupaten Kendal, dan Materi Tata Naskah Dinas (TND) diberlakukan berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 01 Tahun 2024 sebagai bentuk perubahan dari peraturan bupati sebelumnya.

Mengawali materi 4 pilar, disampaikan pendahuluan tentang Pengelolaan Arsip Dinamis yang menjadi tanggungjawab masing-masing pencipta arsip perangkat daerah baik unit kearsipan maupun unit pengolah sesuai tanggungjawabnya, antara lain Penciptaan arsip, Penggunaan, Pemeliharaan, dan Penyusutan arsip.

Pada materi tentang Kode Klasifikasi penerapannya berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 13 Tahun 2023 dengan memperhatikan perubahan numerik sampai dengan beberapa digital; secara bertingkat memisahkan fungsi, sub fungsi, aktifitas dan transaksi; dan Pengelompokan sub masalah lebih menyeluruh sesuai dengan substansi.

Materi Sistem Klasifikasi Keamanan dan akses Arsip Dinamis (SKKAD) diberikan sesuai Peraturan Bupati Kendal Nomor 17 Tahun 2023 yang digunakan sebagai pedoman dalam layanan kepada pengguna arsip dengan memperhatikan : Derajat keamanan setiap jenis arsip Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas dan Biasa/Umum; Pihak-pihak tertentu yang berhak mengakses jenis arsip sesuai tingkat kemanan yang diberikan; dan Alasan/pertimbangan yang digunakan atas layanan penggunaan/peminjaman arsip.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) digunakan berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 22 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip Dilingkungan Pemerintah Kabupaten Kendal yang didalamnya mengatur retensi dan keterangan nasib akhir arsip dengan penekanan : Perubahan retensi baik aktif maupun inaktif dari JRA sebelumnya sangat banyak dengan harapan arsip dapat diberdayakan pada masa dinamisnya dan segera diselamatkan ketika telah dinyatakan statis atau dimusnahkan bila telah habis retensinya; Kemudahan dalam penilaian arsip sesuai JRA berdasar Permendagri 83 tahun 2022 terletak pada satu frame yang sama antar kode klasifikasi, SKKAD dan JRA sehingga tidak terjadi salah tafsir dalam menerjemahkan isi arsip, penentuan kurun waktu simpan dan kepada siapa yang berhak menggunakannya.

Sedangkan pada materi Tata Naskah Dinas (TND) yang diberlakukan berdasar Peraturan Bupati Kendal Nomor 01 Tahun 2024 sebagai bentuk perubahan dari peraturan bupati sebelumnya yang banyak terjadi perubahaan antara lain : Format/bentuk blok style dengan rata kiri; Bentuk Kop surat/lembaga; Beberapa jenis naskah dinas; Penambahan pengaturan derajat keamanan surat; Penambahan pengaturan kata sambung pada halaman selanjutnya; Perubahan template jenis surat; Penentuan jenis huruf Arial 12 yang digunakan dalam persuratan; Gramatur kertas yang digunakan; Pengaturan spesifik dalam naskah dinas elektronik; dan Proses administrasi dalam aplikasi elektronik dalam hal ini SRIKANDI.

Kepala Dinarpus Kendal, Wahyu Yusuf Akhmadi dalam keterangan terpisah menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk menginformasikan regulasi dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan di Kabupaten Kendal, dengan harapan agar seluruh pencipta arsip di Kabupaten Kendal menerapkan standar dan prosedur dalam pengelolaan kearsipan serta memiliki perhatian tinggi terhadap pengelolaan kearsipan di unit kerja masing-masing.

(Wya)