Alih Media Arsip Inaktif Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kendal

KENDAL - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal selaku Lembaga Kearsipan Daerah memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai pengelola arsip yang diserahkan oleh masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD), memberikan pelayanan kearsipan dan melakukan pembinaan tata kearsipan kepada seluruh OPD yang terdapat di Pemerintahan Kabupaten Kendal. Arsip inaktif yang tersimpan di Lembaga Kearsipan Daerah merupakan arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan baik untuk tujuan kelanjutan sumber informasi di masa yang akan datang. Oleh karena itu, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) melakukan kegiatan pemeliharaan arsip inaktif melalui alih media dengan tujuan untuk menjaga dan melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip. Salah satunya adalah kegiatan yang dilaksanakan tanggal 4 dan 8 Desember 2023.

Kegiatan alih media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka untuk memudahkan akses arsip. Tujuan dari kegiatan alih media ialah untuk menjaga dan melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Fungsi dari pelestarian yang berkaitan dengan alih media, yaitu fungsi melindungi, alih media dapat melindungi bahan dokumen asli yang digunakan, fungsi Pendidikan, pemakai dokumen harus belajar bagaimana cara merawat dan memakai dokumen, fungsi ekonomi, dengan dilakukannya pelestarian yang baik, bahan dokumen akan menjadi lebih awet dan hemat ruangan.

Langkah-langkah kegiatan alih media

1. Mempersiapkan alat untuk proses alih media yang digunakan yaitu Laptop (PC), Hardisk dan alat pemindai scanner bertIpe Fujitsu Fi-7180 yang terhubung dengan listrik dan laptop.

2. Menyiapkan arsip yang akan dilakukan alih media, dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.

3. Menyusun daftar arsip yang akan dilakukan kegiatan alih media dengan menggunakan Microsoft Excel.

4. Melakukan scanning yang dilakukan dengan menghubungkan alat scanner ke laptop melalui USB scanner dan menghubungkan alat pada sumber daya listrik melalui adaptor.

5. Menyimpan arsip hasil alih media pada folder laptop dan Hardisk menggunakan format file PDF (Portable Document Format).

6. Mengembalikan Arsip ke tempat semula (Boks Arsip).

7. Membuat kelengkapan administrasi yaitu membuat kelengkapan administrasi berupa berita acara kegiatan alih media arsip yang disertai daftar arsip hasil alih media sebagai meta data/ database arsip hasil alih media yang berisikan kode klasifikasi, pemilik arsip, jenis arsip, tahun, uraian masalah, jumlah, lokasi penyimpanan dan media arsip.