Soft Launching SIVANDA, Langkah Awal Transformasi Digital Pengelolaan Arsip Vital di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal

Kendal – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal menyelenggarakan kegiatan Soft Launching SIVANDA (Sistem Pengelolaan Arsip Vital Kendal) di Aula Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal, Kamis (9/7/2026). Kegiatan ini merupakan salah satu tahapan implementasi Aksi Perubahan Kualitas Pelayanan Publik dalam rangka mewujudkan tata kelola arsip vital yang lebih tertib, aman, dan berbasis digital yang digagas oleh Anita Fibriyani, SE, MM, Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal

SIVANDA merupakan jawaban dari tantangan pengelolaan arsip vital yang selama ini masih dilakukan secara konvensional. Inovasi ini hadir untuk mendukung transformasi digital di bidang kearsipan melalui pemanfaatan teknologi informasi sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif, efisien, akuntabel, dan mudah diakses sesuai kewenangan.

Melalui SIVANDA, proses pengelolaan arsip vital dilakukan secara sistematis, mulai dari identifikasi arsip vital, penataan dan pengelompokan arsip, pemberian nama file sesuai standar, proses alih media (digitalisasi), hingga penyimpanan arsip digital pada media penyimpanan yang aman, seperti Google Drive dan Virtual Private Server (VPS). Dengan demikian, arsip vital dapat terlindungi dari risiko kehilangan maupun kerusakan serta lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan.

Pelaksanaan Soft Launching menjadi langkah awal dalam memperkenalkan SIVANDA kepada seluruh pegawai sekaligus membangun komitmen bersama untuk menerapkan pengelolaan arsip vital yang sesuai dengan kaidah kearsipan. Selain sebagai sarana sosialisasi, kegiatan ini juga menjadi momentum untuk memperkuat budaya kerja yang tertib administrasi, adaptif terhadap perkembangan teknologi, serta berorientasi pada peningkatan kualitas pelayanan publik.

Pengembangan SIVANDA bertujuan untuk meningkatkan kualitas tata kelola arsip vital melalui digitalisasi arsip, mempercepat proses temu kembali arsip, meningkatkan keamanan penyimpanan dokumen penting, meminimalkan risiko kehilangan arsip, serta mendukung keberlangsungan penyelenggaraan pemerintahan apabila terjadi keadaan darurat atau bencana.

“Keberhasilan implementasi SIVANDA tidak hanya bergantung pada teknologi yang digunakan, tetapi juga pada komitmen seluruh pegawai dalam menerapkan tata kelola arsip yang baik. Oleh karena itu, sinergi dan partisipasi aktif seluruh unit kerja menjadi faktor penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip vital yang berkelanjutan” ujar Andy Nur Karendra, S.STP., MM selaku Sekretaris Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal

Melalui Soft Launching ini diharapkan SIVANDA dapat menjadi tonggak awal transformasi digital pengelolaan arsip vital di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal. Ke depan, inovasi ini diharapkan mampu menjadi model pengelolaan arsip vital yang efektif, aman, dan berkelanjutan, sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang profesional, akuntabel, dan responsif terhadap perkembangan teknologi informasi.