BIDANG KEARSIPAN
SUB KOORDINATOR PENGELOLAAN KEARSIPAN
(1) Seksi Pengelolaan Kearsipan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.
(2) Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi, dan pelaporan kegiatan di bidang pengelolaan kearsipan.
(3) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai rincian tugas:
a. menyusun rencana dan program kegiatan Seksi Pengelolaan Kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
g. menyiapkan bahan dan melaksanakankegiatan pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, dan preservasi arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
h. menyiapkan bahan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
i. melaksanakan kegiatan alih media dan reproduksi arsip statis dan arsip dinamis, serta melakukan pengujian autentisitas arsip statis;
j. melaksanakan pembinaan teknis kepada unit pengolah dalam penyampaian daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan agar pengelolaan arsip berjalan lancar;
k. menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk memenuhi kepentingan pengguna internal dan publik;
l. melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif agar arsip terpelihara dengan baik;
m. melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif guna memudahkan pencarian serta mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
n. menyiapkan bahan dan melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
o. menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik dan daftar arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
p. menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan persiapan penyerahan arsip statis dan menerima fisik daftar arsip statis;
q. menyiapkan bahan dan menyusun guide, daftar dan inventaris arsip statis guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
r. menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan teknis penanganan, perawatan, perbaikan dan penyelamatan arsip akibat bencana sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
s. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) Sub Koordinator Pengelolaan Kearsipan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;
t. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub KoordinatorPengelolaan Kearsipan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
u. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;
v. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
w. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
x. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.
SUB KOORDINATOR PELAYANAN KEARSIPAN
(1) Pelayanan Kearsipan dipimpin oleh Sub Koordinator yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.
(2) Sub Koordinator Seksi Pelayanan Kearsipansebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pelayanan kearsipan.
(3) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sub Koordinator Pelayanan Kearsipan mempunyai rincian tugas :
a. menyusun rencana dan program kegiatan Sub Koordinator Pelayanan Kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
g. menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan
layanan penelusuran, penyajian dan pemanfaatan arsip dinamis dan arsip statis baik dalam bentuk tekstual maupun non tekstual dan pelayanan koleksi arsip digital;
h. menyiapkan bahan danmemfasilitasi kegiatan publikasi, penelusuran informasi arsip-arsip yang dapat diakses oleh masyarakat serta pemanfaatan arsip statis;
i. mengatur dan mengontrol sirkulasi arsip hasil menyelenggarakan penghimpunan dan menyusun serta membukukan informasi hasil pengolahan data kearsipan yang dapat dipergunakan oleh Pemerintah Daerah dan masyarakat;
j. melayani pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar mudah menemukan informasi yang terkandung di dalam fisik arsip;
k. mengelola perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN serta menyampaikan hasil evalusai penyelenggaraan SIKN;
l. melayani masyarakat dalam mendapatkan informasi dan konsultasi teknis tentang kearsipanmelalui kegiatan-kegiatan pendidikan, pelatihan, seminar, workshop, lokakarya serta bimbingan teknis persiapan menghadapi lomba kearsipan sekolah dan arsip desa;
m. menyiapkan bahan penilaian dan fasilitasi penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai dengan peraturanperundang-undangan;
n. mengoperasikan perangkat teknologi informasi dan komunikasi di bidang kearsipan serta mengelola pengaduan masyarakat;
o. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan Sub Koordinator Pelayanan Kearsipan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;
p. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Koordinator Pelayanan Kearsipan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
m. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;
n. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
o. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan
kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
p. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.
SUB KOORDINATOR PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN
(1) Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan dipimpin oleh Sub Koordinator yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.
(2) Sub Koordinator Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Kearsipan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi, dan pelaporan kegiatan di bidang pembinaan dan pengembangan kearsipan.
(3) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai rincian tugas :
a. menyusun rencana dan program kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
g. menyusun konsep dan mengkaji bahan fasilitasi dan sosialisasi penyusunan pedoman, supervisi, evaluasi, koordinasi kegiatan kearsipan dankerjasama antar lembaga serta pengembangan sumber daya manusia di bidang kearsipan;
h. menyiapkan bahan dan melaksanakan bimbingan,
konsultasi,sosialisasi,pembinaandan
pengembangan kearsipan pada organisasi masyarakat, organisasi politik dan masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
i. menyiapkan bahan dan melakukan pendataan, inventarisasi, serta menyusun analisis kebutuhan tenaga arsiparis/pengelola arsip;
j. memfasilitasi sertifikasi arsiparis sesuai standar nasional dan peraturan perundang-undangan;
k. menyiapkan bahan dan melaksanakan pembinaan sumberdaya manusia kearsipan meliputi bimbingan teknis, penyuluhan, pendidikan dan pelatihan teknis dan pemberian penghargaan;
l. memfasilitasi layanan kearsipan melalui bimbingan teknis, workshop, magang, praktik kerja lapangan, diskusi dan sejenisnya;
m. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Stándar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan pada Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;
n. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
o. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;
p. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
q. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
r. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.
Comments