PELAYANAN DUPLIKASI ARSIP KELUARGA (SIAGA)

LATAR BELAKANG

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 3 menyebutkan bahwa salah satu tujuan dari kearsipan adalah melindungi hak-hak keperdataan rakyat termasuk di dalamnya arsip keluarga.

Sedangkan pada pasal 72 (b) disebutkan, bahwa masyarakat berkewajiban menjaga arsip perseorangan dan arsip keluarga. Jumlah arsip keluarga yang tercipta akan berbanding lurus dengan perkembangan jumlah penduduk, jumlah anggota keluarga, peran serta aktivitas anggota keluarga dalam kehidupannya.

Semakin bertambah kompisisi keluarga, peran, dan aktivitasnya, maka akan semakin banyak arsip keluarga yang tercipta, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang benar dan profesional.

Belum banyak yang mengetahui bahwa tugas Lembaga Kearsipan Daerah adalah mengelola dan menyimpan arsip keluarga, yang dijamin oleh undang-undang. Kebanyakan masyarakat hanya mengetahui bahwa kegiatan kearsipan yang dilakukan berkaitan dengan arsip-arsip pada instansi-instansi yang berskala besar, seperti lembaga negara, pemerintah daerah, dan lain-lain.Padahal, kewenangan kearsipan itu juga mencakup arsip keluarga.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal membuat inovasi pelayanan yang siap melayani masyarakat yang ingin menyimpan/menduplikasikan arsip keluarga yang dimiliki agar aman tersimpan di Depo Kearsipan Daerah dengan sebutan Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA).

PENGERTIAN ARSIP KELUARGA

Arsip Keluarga adalah khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga.

CONTOH ARSIP KELUARGA

Contoh Arsip Keluarga

- Kartu Keluarga (KK),

- Akta tanah, dan

- Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB).

Contoh Arsip Pribadi

- Akta kelahiran,

- Kartu Tanda Penduduk (KTP),

- Ijazah

Dalam rangka memasyarakatkan arsip dan program inovasi Bidang Kearsipan di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal, memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapatkan layanan duplikasi arsip keluarga melalui alih media arsip. Program ini merupakan salah satu manivestasi Pasal 71 s.d 73 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Guna mengetahui lebih jauh Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) Kabupaten Kendal dapat kami sebutkan hal-hal sebagai berikut :

1. Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) merupakan layanan yang diberikan kepada masyarakat yang ingin menyimpan/menduplikasikan arsip keluarga yang dimiliki agar aman tersimpan di Depo Kearsipan Daerah.

2. Maksud penyelenggaraan Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) adalah dengan adanya pelayanan ini diharapkan menggugah kesadaran masyarakat akan pentingnya keamanan arsip pribadi dengan menyimpannya di Depo Arsip milik pemerintah, sehingga jika sewaktu-waktu dokumen asli hilang maka salinannya masih bisa ditemukan di Lembaga Kearsipan Daerah.

Tujuan Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) adalah:

1. Menjaga keamanan arsip keluarga yang dimiliki masyarakat;

2. Mengelola arsip keluarga secara profesional;

3. Menjamin pemeliharaan arsip keluarga yang dimiliki masyarakat;

4. Memperkaya khazanah arsip daerah.

Jenis Arsip Keluarga yang dapat diduplikasi/alih media untuk masing-masing keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, surat-surat pajak, akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), ijazah, dan lain-lain.

Dampak yang diharapkan dari Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) adalah:

1. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya pengelolaan arsip keluarga;

2. Meningkatkan kualitas pelayanan kearsipan daerah;

3. Memperkenalkan cara pengamanan arsip keluarga kepada masyarakat;

4. Menjamin bahwa arsip yang disimpan pada Lembaga Kearsipan Daerah dalam keadaan aman

Alur Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA):

1. Masyarakat datang membawa arsip yang akan diduplikasi/alih media;

2. Masyarakat mengisi formulir Pendaftaran Penyimpanan Arsip Keluarga;

3. Petugas layanan akan menduplikasikan arsip kelurga yang diserahkan;

4. Masyarakat menerima kembali arsip keluarga yang telah diduplikasikan;

5. Masyarakat menerima bukti penyimpanan arsip keluarga.

Semua warga Kendal berhak dan akan dilayani melalui Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) agar penyelamatan dan pengamanan arsip masing-masing individu dalam keluarga dapat dijamin dari kerusakan dan kehilangan. Memiliki arsip dalam bentuk digital akan memudahkan yang bersangkutan dalam penyimpanan dalam sarana komunikasi baik gadget maupun media simpan elektronik lainnya.

TUJUAN LAYANAN SIAGA:

1. Menjaga keamanan arsip keluarga yang dimiliki masyarakat;

2. Mengelola arsip keluarga secara profesional;

3. Menjamin pemeliharaan arsip keluarga yang dimiliki masyarakat;

4. Memperkaya khazanah arsip daerah.

MANFAAT LAYANAN SIAGA :

1. Memberikan pelayanan kearsipan daerah terhadap masyarakat;

2. Meningkatkan jumlah kunjungan masyarakat ke Lembaga Kearsipan Daerah;

3. Membantu mengamankan, mengelola dan memelihara arsip keluarga yang dimiliki masyarakat

HASIL YANG DIHARAPKAN

1. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya pengelolaan arsip keluarga;

2. Meningkatkan kualitas pelayanan kearsipan daerah;

3. Memperkenalkan cara pengamanan arsip keluarga kepada masyarakat;

4. Menjamin bahwa arsip yang disimpan pada Lembaga Kearsipan Daerah dalam keadaan aman.

Biaya : GRATIS