Radio Talkshow Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Keluarga

KENDAL - Dalam upaya menyosialisasikan program kearsipan dan memberikan informasi serta edukasi tentang arsip keluarga, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal tampil di "Radio Talkshow" Radio Swara Kendal FM, Idola Keluarga Kendal, pada Kamis, 11 Juli 2024.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal, Wahyu Yusuf Akhmadi, S.STP., M.Si., berkenan secara pribadi menjadi pembicara dalam radio talkshow dimaksud. Kegiatan kearsipan bukan hanya menjadi milik instansi formal saja, namun juga merupakan ranah pengolah pribadi. Berdasarkan undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa yang dimaksud arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dipahami bahwa arsip merupakan seluruh rekaman kegiatan yang juga dapat diaplikasikan pada kegiatan yang dilakukan oleh keluarga sebagai institusi terkecil dalam sebuah struktur organisasi kenegaraan. Setiap keluarga pastinya akan menghasilkan arsip sebagai hasil dari kegiatan yang dilakukan dan atau bukti kepemilikan yang dianggap penting bagi keluarga dan bagi kegiatan dalam keluarga tersebut.

"Arsip keluarga adalah rekaman kegiatan yang diciptakan dan diterima oleh keluaraga dalam bentuk media apapun dalam mendukung kehidupan keluarga. Arsip keluarga harus dilindungi karena arsip tersebut dapat melindungi hak keperdataan bagi keluarga. Hak tersebut meliputi, hak sosial, hak ekonomi, dan hak-hak lainnya" demikian disampaikan Wahyu.

Arsip keluarga antara lain :

1. Catatan Keluarga meliputi, catatan kehamilan, catatan dokter kandungan, catatan kelahiran, akta kelahiran, dan dan sejenisnya.

2. Catatan Pendidikan merupakan arsip-arsip yang tercipta akibat adanya kegiatan pendidikan dalam suatu keluarga.

3. Catatan Pekerjaan merupakan arsip-arsip yang tercipta berkaitan dengan pekerjaan seseorang dalam keluarga, seperti SK Pegawai/Karyawan, Asuransi ketenagakerjaan, Beasiswa/tugas belajar, Pasport, KTP, ID Card.

4. Cataran Perkawinan, seperti Buku Nikah, Akta Perkawinan, Kartu Keluarga, Catatan Perkawinan, Foto Kenangan, Akta Cerai dan sejenisnya.

5. Catatan Aset Berharga merupakan bukti kepemilikan keluarga terhadap faktor-faktor ekonomi, seperti BPKB/STNK kendaraan bermotor, faktur jual beli kendaraan bermotor, sertipikat/akta jual beli tanah dan bangunan, buku tabungan, giro, Surat-surat logam mulia, asuransi, dan sejenisnya.

6. Catatan Kematian, seperti surat-surat kematian, akta kematian, asuransi jiwa, dan sejenisnya.

Pengelolaan arsip keluarga  dapat menggunakan metode yang paling sederhana yang dapat dilakukan dalam memberkaskan arsip keluarga yaitu :

1. Mengelompokkan arsip keluarga berdasarkan data pribadi, keperdataan, pendidikan, penghargaan, tanah dan bangunan, hutan-piutang dan lain sebagainya;

2. Menyusun dan menata arsip secara kronologis yang mudah diingat dan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan; sedemikian rupa;

3. Menempatkan berkas dalam satu media simpan folder/map document keeper yang khusus/spesifik yang tidak mudah rusak/rapuh/terserang hama/pencurian;

4. Menyusun daftar isi arsip dalam folder agar mempermudah penemuan kembali dalam penelusuran;

5. Melakukan perlindungan arsip keluarga secara tepat agar arsip keluarga terhindar dari kerusakan atau hilang yang nantinya akan memberikan dampak negatif pada keberlangsungan hidup sebuah keluarga. Tentunya masing-masing keluarga menghasilkan arsip yang berbeda-beda disesuaikan kondisi keluarga tersebut, sehingga pengelolaan arsip dapat menyesuaikan dengan arsip yang diciptakan.

"Mengingat pentingnya arsip keluarga, maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal berupaya membuat terobosan dengan menyelenggarakan Program Layanan Duplikasi Arsip Keluarga (SIAGA) guna mengantisipasi/penanggulangan kedaruratan bencana, serta mengadakan penyuluhan, pelatihan, dan praktek pelaksanaan penyelamatan arsip keluarga serta memberikan gambaran tentang mekanisme tanggap darurat perlindungan dan penyelamatan arsip. Diharapkan unsur-unsur dalam keluarga mulai memiliki kesadaran pentingnya arsip keluarga, termasuk bagamaina orang tua diharapkan juga mengedukasi putra-putrinya sejak dini" pungkas Wahyu.