Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kendal

KENDAL- Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kendal sedang melaksanakan kegiatan pengolahan dan penataan dokumen/arsip. Kegiatan ini memiliki tujuan terciptanya tertib administrasi pengelolaan arsip inaktif pada Unit Pencipta Arsip yang terjadi penggabungan dan/atau pembubaran pasca diberlakukannya penataan kelembagaan di Kabupaten Kendal, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin keselamatan fisik dan informasi arsip dari Unit Pencipta Arsip yang memiliki nilai guna sejarah serta memudahkan dalam penemuan kembali arsip manakala diperlukan.

Kegiatan pengolahan dan penataan dokumen/arsip Tahun 2024 dilaksanakan selama 8 (delapan) hari kerja pada tanggal 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16 dan 19 Februari 2024 bertempat di Ruang Pengolahan Arsip, dan dengan target kurang lebih 2000 berkas/arsip dari beberapa OPD antara lain, Ciptaru, Humas, dan BKP3.

Pelaksanaan kegiatan pengolahan dan penataan dokumen/arsip Tahun 2024 pada Kegiatan Penyelamatan Arsip Perangkat  Daerah   Kabupaten/Kota yang digabung dan/atau dibubarkan dan pemekaran daerah Kecamatan dan Desa/Kelurahan  Sub Kegiatan Pendataan Penyusunan Daftar dan Penilaian serta Penyerahan atau Pemusnahan Arsip Bagi Penggabungan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota Tahun 2024 dapat berjalan dengan baik meskipun belum seluruhnya arsip yang diserahkan dapat diolah.

Dalam upaya meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih baik untuk waktu yang akan datang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

1. Hasil kegiatan berdampak pada akumulasi jumlah arsip yang tersimpan di Depo Arsip

2. Dampak akumulasi arsip tentunya dibutuhkan peralatan untuk menyimpan dokumen/arsip yang memadai disamping itu juga untuk menjaga kelestarian dan autentikasi arsip.

3. Untuk menjaga arsip tidak rusak selama penyimpanan diperlukan pemeliharaan arsip secara periodik sehingga membutuhkan sarana pendukung kearsipan.

4. Adanya tindaklanjut pasca pengolahan arsip berupa penilaian arsip hal ini untuk mengetahui kriteria arsip yakni musnah, permanen, atau arsip yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.

5. Dukungan anggaran yang memadai untuk memfasilitasi permasalahan tersebut, guna tercukupinya kebutuhan yang diperlukan baik untuk kegiatan pengolahan arsip maupun pengadaan sarana pemeliharaan arsip yang diperlukan.

Adapun rincian kegiatan yang dilaksanakan dalam kegiatan tersebut antara lain melaksanakan pemisahan arsip dari duplikasi dan unsur arsip dinamis aktif dengan inaktif, mencatat arsip dinamis inaktif sesuai dengan kode klasifikasi, mengelompokkan berkas sesuai kode klasifikasi masalah diikuti lembar fisis I, manuver lembar fisis I sesuai kode klasifikasi, manuver berkas sesuai kode klasifikasi, menyusun berkas fisis lembar II sesuai urutan tanggal, bulan dan tahun dan melaksanakan pengetikan daftar arsip.