Pendampingan Pengelolaan Arsip Inaktif dalam Manuver Fisik Arsip di Kecamatan Kendal

Kendal - Tim pendampingan Pengelolaan Arsip dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal melaksanakan pendampingan lanjutan pengelolaan arsip inaktif di Kecamatan Kendal. Kegiatan difokuskan pada manuver fisik arsip berdasarkan nomor definitif yang telah ditetapkan. Pendampingan dilakukan bersama petugas Kecamatan Kendal sebagai contoh pola kerja yang selanjutnya dapat diteruskan secara mandiri.

Tim memberikan pendampingan langsung terhadap proses manuver fisik arsip. Fisik arsip ditata secara berurutan mengikuti nomor definitif, sekaligus dilakukan pengecekan terhadap penandaan pada fisik arsip agar susunan berkas konsisten dan mudah ditelusuri. Fisik yang sudah urut sesuai nomor definitf, selanjutnya dimasukkan ke dalam boks arsip.

Pendampingan langsung dan contoh manuver fisik dilaksanakan pada nomor definitif 1 sampai dengan 93 dengan jumlah boks arsip sebanyak 6 boks. Nomor tersebut disusun berurutan sebagai pola penataan, sedangkan nomor definitif berikutnya akan dilanjutkan oleh petugas Kecamatan Kendal.

Pada saat manuver fisik, tim menemukan beberapa arsip yang uraian atau isi ringkasnya belum lengkap. Kondisi ini dapat menyulitkan proses penilaian, sehingga uraian atau isi ringkas tersebut akan direvisi dan dilengkapi secara bertahap sembari proses penataan berjalan.

Selama proses pencocokan, ditemukan beberapa nomor sementara atau inisial pada fisik arsip yang muncul lebih dari satu kali atau ganda. Untuk menghindari kesalahan penempatan, arsip tersebut dipisahkan sementara dan akan ditelusuri kembali pada akhir proses.

Tim memberikan arahan agar petugas Kecamatan Kendal melanjutkan manuver fisik terhadap nomor definitif berikutnya, sekaligus memperbaiki uraian atau isi ringkas yang belum lengkap. Apabila ditemukan kendala atau keraguan, petugas tetap dapat berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim pendamping.

Dalam pelaksanaan kegiatan pendampingan manuver fisik arsip, terdapat beberapa kendala yang ditemukan, yaitu:

1. Uraian atau isi ringkas arsip belum lengkap

Beberapa arsip masih memiliki uraian atau isi ringkas yang belum lengkap, sehingga substansi arsip belum tergambarkan secara memadai. Kondisi tersebut berpotensi menyulitkan proses penilaian arsip. Perbaikan dan pelengkapan uraian atau isi ringkas akan dilakukan secara bertahap sembari proses manuver berlangsung.

2. Nomor sementara atau inisial pada fisik arsip ditemukan ganda

Pada beberapa fisik arsip ditemukan nomor sementara atau inisial yang sama atau ganda. Hal ini menimbulkan kebingungan dalam proses pencocokan dan berisiko menyebabkan salah penempatan. Arsip terkait dipisahkan sementara dan akan ditelusuri kembali pada akhir proses.

3. Manuver fisik belum selesai seluruhnya

Pada pendampingan tanggal 19 Agustus 2026, pelaksanaan langsung baru dapat dicontohkan sampai dengan nomor definitif 93. Nomor definitif berikutnya masih perlu dilanjutkan secara mandiri oleh petugas Kecamatan Kendal dengan mengikuti pola yang telah diberikan.

Dari kegiatan tersebut, ada beberapa hal yang disimpulkan yaitu :

1. Telah dilakukan pendampingan lanjutan pengelolaan arsip inaktif yang difokuskan pada manuver fisik arsip.

2. Manuver fisik telah dipraktikkan dan dilaksanakan pada rentang nomor definitif 1 sampai dengan 93 sebagai contoh pola penataan dengan jumlah boks arsip sebanyak 6 boks.

3. Nomor definitif setelah 93 akan dilanjutkan oleh petugas Kecamatan Kendal secara mandiri dengan mengikuti pola yang telah dipraktikkan.

4. Arsip dengan uraian atau isi ringkas yang belum lengkap telah diidentifikasi untuk direvisi dan dilengkapi secara bertahap guna mendukung proses penilaian arsip.

5. Arsip dengan nomor sementara atau inisial ganda dipisahkan sementara untuk ditelusuri kembali pada akhir proses, dan koordinasi dengan tim pendamping tetap dilakukan apabila ditemukan kendala.