Kendal - Pada tanggal 15 Desember 2022 Pemerintah Kabupaten Madiun berkunjung ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal untuk melakukan Studi Tiru Penerapan Aplikasi Srikandi. Kunjungan tersebut disambut oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal beserta Sekretaris dan Arsiparis di Aula Dinarpus. Dalam kunjungan ini membahas semua tentang Aplikasi Srikandi dari awal pembuatan akun dampai penerapan aplikasinya.

Studitiru rombongan tamu Pemerintah Daerah Kabupaten Madiun dipimpin oleh Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Madiun diikuti sebanyak 12 orang staf, satu orang dari Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Madiun dan 6 orang dari Bagian Umum Setda Kabupaten Madiun,  diterima oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal didampingi Sekretaris Dinas (Sekdin) Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal, Kepala Bidang Kearsipan serta arsiparis bertempat di aula Dinarpus Kab.Kendal pada hari Kamis tanggal 15 Desember 2022

Fokus studitiru pada proses penyusunan struktur lembaga pencita arsip Sekretariat Daerah Kabupaten dengan beberapa masalah pada :

1. Penomoran yang belum sesuai dengan Peraturan Bupati tentang Tata Naskah Dinas;

2. Pencantuman tahun dalam format penomoran suarat pada akun pencatat surat terjadi dobel penyebutan tahun ( satu pada nomor dan lainnya pada tanggal surat);

3. Keinginan penomoran satu pintu melalui Bagian Umum dalam aplikasi sama dengan penerapan secara manual, sedangkan dalam aplikasi srikandi sangat tidak memungkinkan dengan alasan sulit dan terlalu lama untuk telusur;

4. Masing-masing Bagian tidak memiliki Pencatat Surat karena difokuskan pada pencatat Surat di Bagian Umum;

5. Penempatan TU pimpinan sebagai pencatat surat pada Bupati, Wakil Bupati, Sekda, semua asisten, dan staf ahli sebagai pencatat surat;

6. Memasukkan sandiman menjadi bagian tersendiri dalam struktur lembaga pada aplikasi.

7. penyusunan struktur lembaga oleh admin Kabupaten masih banyak terdapat kesalahan urutan penempatan jabatan, penyebutan jabatan yang belum tepat, dan urutan struktur belum sesuai Peraturan Daerah setempat.

Penjelasan yang diberikan oleh Tim dari Kendal merespon atas penyelenggaraan penerapan aplikasi srikandi sebagai berikut :

1. Tertib pelaksanaan penomoran surat keluar baik di Setda maupun dilingkungan perangkat daerah harus sesuai regulasi tentang TND yang dituangkan melalui Peraturan Bupati setempat;

2. Diminta pencantuman tahun dalam format nomor tidak terjadi 2 kali dalam penulisan tanggal surat dengan maksud agar tidak terjadi kesulitan dalam telusur maupun pemberkasan;

3. Pencatat Surat tetap dihadirkan dalam setiap Bagian dilingkungan Setda, namun admin Setda cukup satu di Bagian Umum, sedangkan TU pimpinan dilingkungan Setda berfungsi sebagai petugas koreksi sebelum surat mendapat “tte” dari pejabat yang berwenang;

4. Pelaksanaan penomoran surat tetap dilakukan secara desentralisasi masing-masing Bagian oleh masing-masing pencatat surat pencipta arsip sehingga daftar berkas dapat disusun oleh penciptanya masing-masing;

5. Unsur sandiman yang memilikik tugas khusus dalam penyediaan informasi melalui telegram dari pusat dan memiliki akses langsung pada Bupati akan lebih baik dibuatkan akun tersendiri dan pencatat surat dilekatkan pada Diskominfo.

Penyusunan struktur lembaga dalam aplikasi srikandi Kabupaten Madiun perlu direvisi kembali disesuaikan dengan Peraturan Daerah setempat tentang numenklatur lembaga sampai dengan eselon IV/subkoordinator, kemudian susunan letak perlu ditata ulang dan diurutkan sesuai Peraturan Daerah.